Wednesday, 11 November 2015

Sistem Informasi Perpustakaan


Riki Nuryadin (riki.nuryadin@gmail.com)
Bandung – 2014

Abstrak
Penggunaan teknologi informasi di suatu lembaga atau unit bisnis tertentu, pengelolaannya didasarkan pada prosedur manual yang telah diterapkan sebelumnya, oleh karena nya setiap instansi atau unit bisnis memiliki karakteristik tertentu, yang mana penerapannya disesuaikan dengan prosedur manual yang biasa dilakukan sebelumnya. Sistem informasi perpustakaan dapat didefinisikan sebagai berikut: sebuah  sistem  terintegrasi,  sistem   manusia   mesin,   untuk   menyediakan   informasi   yang mendukung operasi, manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan dalam sebuah perpustakaan”. Sistem ini memanfaatkan perangkat keras  dan  perangkat  lunak  komputer,  prosedur  manual,  model manajeman, dan pengambilan keputusan basis data

Kata kunci : Sistem Informasi Perpustakaan, otomasi perpustakaan, digital library




Telah kita ketahui bahwa informasi merupakan hal yang sangat penting bagi kehidupan manusia sebagai mahluk sosial, dan informasi dapat diperoleh dengan berbagai cara mulai dari cara yang konvensional hingga menggunakan peralatan-peralatan yang boleh dikatakan canggih. Memperoleh sebuah informasi yang cepat dan tepat (up to date) , maka diperlukan pengelolaan sebuah sistem yang dapat memberikan layanan informasi secara terpadu.
Perkembangan peralatan teknologi informasi (TI) secara tidak langsung mendukung perkembangan penyampaian informasi secara lebih cepat dan luas, dalam banyak kasus data yang cepat dan akurat sangat dibutukan untuk memutuskan suatu langkah kebijakan yang akan diambil, meskipun demikian pada dasarnya setiap orang dapat membahas mengenai sistem informasi tanpa menggunakan komputer, persoalan selanjutnya bukanlah dipakai atau tidak nya komputer dalam sebuah sistem informasi, tetapi sampai sejauh mana sebuah proses akan dikomputerkan [1]
Hal yang sama pun merambah dunia perpustakaan sebagai penyedia layanan informasi, tuntutan akan tersedia nya layanan informasi perpustakaan yang cepat, tepat dan akurat, menjadi alasan mengapa perlu nya diterapkan sebuah sistem informasi di perpustakaan, kemudahan pengelolaan dan kecepatan transaksi adalah alasan pendukung lainnya, untuk mendukung alasan-alasan diatas, penggunaan perangkat TI di perpustakaan nampaknya telah menjadi suatu keharusan,  sebagai upaya memadukan prosedur manual dan elektronik, sebuah kombinasi antara sistem kerja manusia dan mesin.

1.       Pengertian Sistem
Istilah sistem merupakan istilah dari bahasa Yunani yaitu “system yang artinya adalah himpunan bagian atau unsur yang saling berhubungan secara teratur untuk mencapai tujuan bersama.  Sistem (system) dapat didefinisikan dengan pendekatan prosedur dan
dengan pendekatan komponen. Dengan pendekatan prosedur, sistem dapat  didefinisikan sebagai kumpulan dari prosedur-prosedur yang mempunyai tujuan tertentu. Contoh sistem yang dididefinisikan dengan pendekatan prosedur ini adalah sistem akuntansi. Sistem ini didefinisikan sebagai kumpulan  dari  prosedur-prosedur  penerimaan  kas,  pengeluaran  kas,  penjualan, pembelian, dan buku besar. Dengan pendekatan komponen, sistem dapat didefinisikan sebagai kumpulan dari komponen yang saling berhubungan satu dengan yang lainnya membentuk satu kesatuan untuk mencapai  tujuan  tertentu.  Contoh  sistem  yang  didefinisikan  dengan  pendekatan  ini  misalnya  adalah  sistem  komputer  yang  didefinisikan
sebagai kumpulan dari perangkat keras dan perangkat lunak.
[2]




Berikut adalah pengertian sistem menurut beberapa ahli:
         Menurut Ludwig Von Bartalanfy
Sistem merupakan seperangkat unsur yang saling terikat dalam suatu antar relasi diantara unsur-unsur tersebut dengan lingkungan.
         Menurut Anatol Raporot
Sistem adalah suatu kumpulan kesatuan dan perangkat hubungan satu sama lain.
         Menurut L. Ackof
Sistem adalah setiap kesatuan secara konseptual atau fisik yang terdiri dari bagian-bagian dalam keadaan saling tergantung satu sama lainnya.
Menilik dari pengertian diatas maka dapat disimpulkan bahwa, sistem merupakan sekumpulan elemen yang saling terkait satu sama lainnya dengan maksud untuk mencapai suatu tujuan. Suatu sistem terdiri dari bagian-bagian sistem atau subsistem [3]dengan kata lain setiap sub sistem harus lah memiliki manfaat bagi sistem itu sendiri, jika ditemukan sub sistem yang tidak memberikan manfaat dalam sistem itu maka dapat dipastikan bahwa elemen tersebut bukan lah bagian dari sistem.
Secara sederhana nya dapat digambarkan sebagai berikut : jika anda membeli sebuah mobil, akan tetapi tidak dengan mesin nya, maka mobil tersebut tidak akan dapat berfungsi, dengan kata lain mobil tersebut tidak bisa dikatakan sebagai suatu sistem yang utuh, karena tidak ada nya salah satu sub sistem, suatu sistem dapat terdiri dari beberapa bagian sistem atau sub sistem.

2.       Karakteristik sistem

Model umum dari sebuah sistem terdiri dari  masukan, pengolahan dan hasil dari pengolahan (keluaran), ini merupakan konsep sistem yang paling sederhana, pada kenyataannya sebuah sistem dapat terdiri dari beberapa masukan dan keluaran. Keluaran merupakan hasil proses dari masukan, pengolah merupakan proses penyaringan masukan, yang dapat berguna dan dapat dimanfaatkan setelah menjadi keluaran berupa informasi



Gambar 1. Model umum sistem




Sebuah sistem memiliki karakteristik dan sifat-sifat tertentu, yang menjadi ciri dari sebuah sistem, secara garis besar sistem memiliki karakteristik, sebagaimana terdapat pada gambar dibawah ini :





 
       
Gambar 2.  Karakteristik sistem

Selain  itu,  sebuah  sistem  juga  memiliki  karakteristik  atau  sifat-sifat tertentu, yang mencirikan bahwa hal tersebut bisa dikatakan sebagai suatu sistem. Tata Sutabri  [4]mengemukakan karakteristik sistem terdiri atas:
(a)  Komponen (Components), (b)  Batas  system (Boundary), (c) Lingkungan luar system (Environments), (d) Penghubung (Interface), (e)  Masukan  (Input), (f)  Keluaran  (Output), (g) Pengolah (Process), (h) Sasaran (Objective) atau Tujuan (Goal).

Berikut adalah uraian dari penjelasan karakteristik sistem di atas:

a.    Komponen (Components)
Terdiri dari sejumlah komponen yang saling berinteraksi, dan bekerja sama membentuk satu kesatuan. Komponen-komponen dapat terdiri dari beberapa subsistem atau subbagian, dimana setiap subsistem tersebut  memiliki  fungsi  khusus  dan  akan  mempengaruhi  proses sistem secara keseluruhan.
b.     Batas sistem (Boundary)
Merupakan daerah yang membatasi antara suatu sistem dengan sistem
lainnya   atau   dengan   lingkungan   luarnya.   Batas   sistem   ini  memungkinkan suatu sistem dipandang sebagai satu kesatuan. Batas suatu sistem menunjukkan ruang lingkup (scope) dari sistem tersebut.

c.      Lingkungan luar sistem (Environments)
Adalah apapun diluar batas dari sistem yang mempengaruhi operasi
sistem.   Lingkungan   luar   dapat   bersifat   menguntungkan   dan  
merugikan. Lingkungan yang menguntungkan harus tetap dijaga dan  dipelihara, sebaliknya  lingkungan yang merugikan harus ditahan dan  dikendalikan, kalau tidak ingin terganggu kelangsungan hidup sistem.
d.     Penghubung (Interface)
Merupakan media penghubung antar subsistem, yang memungkinkan
sumber-sumber  daya  mengalir  dari  satu  subsistem  ke  subsistem  lainnya. Keluaran (output) dari satu subsistem akan menjadi masukan  (input)  untuk  subsistem  lainnya  melalui  penghubung,  disamping  sebagai  penghubung  untuk  mengintegrasikan  subsistem-subsistem
menjadi satu kesatuan.
e.     Masukan (Input)
Adalah energi yang dimasukkan ke dalam sistem, yang dapat berupa
masukan perawatan (maintenance input) dan masukan sinyal (signal
 input). Masukan perawatan  adalah energi yang dimasukkan supaya  sistem dapat beroperasi, sedangkan masukan sinyal adalah energi


3.       Klasifikasi sistem
Sistem dapat diklasifikasikan ke dalam bentuk yang lebih spesifik. Oleh karena nya 
itu diperlukan adanya kriteria-kriteria dasar yang mampu membedakan antara sistem yang satu dengan yang lainnya, sebagaimana bisa di lihat pada table di bawah ini:

Kriteria
Klasifikasi
Lingkungan
Sistem terbuka
Sistem Tertutup
Asal Pembuatan
Buatan manusia
Buatan Pencipta/Alam
Keberadaan
Sistem berjalan
Sistem konsep
Kesulitan
Sulit
Sederhana
Output
Dapat dipastikan
Tidak dapat dipastikan
Waktu Keberadaan
Sementara
Selamanya
Wujud
Abstrak
Nyata secara Fisik
Tingkatan
Sub Sistem/sistem
Super Sistem
Fleksibilitas
Mudah diadaptasi
Tidak dapat di adaptasikan

Klasifikasi sistem terbagi atas: (a) Sistem Abstrak dan Sistem Fisik, (b) Sistem Deterministik dan Sistem Probabilistik, (c) Sistem Tertutup dan Sistem Terbuka, (d) Sistem Alamiah dan Sistem Buatan Manusia, (e) Sistem Sederhana dan Sistem Kompleks [5], berikut adalah uraian dari klasifikasi sistem tersebut
a.       Sistem abstrak dan sistem fisik
Sistem abstrak adalah sistem yang berupa pemikiran atau ide-ide yang tidak tampak, contoh :sistem teologia, sistem fisik adalah sistem yang ada secara fisik, contoh sistem komputer, sistem telekomunikasi, sistem transportasi, dan lain sebagai nya
b.      Sistem deterministik dan sistem probabilistik
Sistem deterministik atau sistem tertentu adalah sistem yang kondisi yang akan datangnya dapat diprediksi dengan pasti, sementara sistem probabilistik atau sistem taj tentu adalah sistem yang kondisi di masa yang akan datang nya tidak dapat diprediksi dengan pasti.
c.       Sistem tertutup dan terbuka
Sistem tertutup (Closed System) adalah sistem yang tidak berhubungan dan tidak terpengaruh oleh lingkungan luarnya, sistem ini biasanya bekerja secara otomatis, tanpa ada campur tangan pengaruh dari luar.  Sementara sistem terbuka (Open System)  adalah sistem yang terpengaruh oleh lingkungan luar nya
d.      Sistem alamiah dan buatan manusia
Sistem alamiah adalah sistem yang terjadi tanpa adanya campur tangan manusia, contoh: sistem perputaran bumi. Sistem buatan manusia adalah sistem yang dibuat oleh manusia, dan melibatkan interaksi antara manusia dengan mesin, sebagai contoh: sistem informasi
e.      Sistem sederhana dan sistem kompleks
Sistem ini dibedakan menurut tingkat kesulitannya, sebagai contoh sistem katrol adalah sistem sederhana, sementara sistem pesawat udara.

a.       Pengertian Informasi
Menurut situs wikipedia, informasi adalah pengetahuan yang didapatkan dari pembelajaran, pengalaman, atau pun intruksi.  Secara Etimologi, informasi berasal dari bahasa Prancis kuno yaitu informacion yang diambil dari bahasa latin informationem yang berarti garis besar, konsep, ide.  Informasi merupakan kata benda dari informare yang berarti aktivitas dalam “pengetahuan yang dikomunikasikan”. Informasi juga dapat diartikan sebagai data yang telah diolah menjadi bentuk yang lebih berguna dan lebih berarti bagi yang menerimanya[6].
Data dalam database digunakan untuk membangun informasi, yang merupakan jantung dari setiap organisasi, tentu saja besarnya manfaat informasi tergantung pada kualitas informasi dan pada sistem informasi yang digunakan untuk mendistribusikannya, kualitas informasi yang bagus, harus memenuhi setidak nya lima kriteria berikut ini :
         Benar dan bisa dibuktikan : ini berarti informasi harus akurat dan bisa di cek kebenarannya
         Lengkap dan padat : Lengkap berarti informasi harus menyertakan semua data yang sesuai; padat berarti informasi hanya menyertakan data yang sesuai
         Efektif dalam pembiayaan: Informasi bisa di dapatkan secara efisien dan informasi itu bisa difahami.
         Terbaru :  Terbaru berarti tepat waktu dan sesuai dengan kebutuhan, di dasarkan pada kebutuhan informasi masa lalu, saat ini, atau yang akan datang
         Bisa diakses : informasi bisa di peroleh dengan cepat dan mudah[7]

                                                                i.      Fungsi dan Siklus Informasi
Fungsi utama informasi adalah menambah pengetahuan atau mengurangi ketidak pastian pemakai informasi, informasi yang disampaikan kepada pemakai mungkin merupakan hasil data yang dimasukan kedalam dan pengolahan suatu model keputusan[8], akan tetapi dalam suatu kondisi pengambilan keputusan yang kompleks, informasi hanya dapat dipergunakan untuk menambah kemungkinan kepastian, atau pun mengurangi option (pilihan) lain yang tidak memiliki informasi sama sekali.  Informasi berguna sebagai penguat pertimbangan diambil atau tidak nya keputusan.
Informasi bisa berawal dari data, yang kemudian diolah menggunakan suatu model agar menjadi sebuah informasi,  sebagai contoh adalah data pengguna dan data buku di perpustakaan,  kedua data tersebut harus tercantum dalam sebuah program transaksi perpustakaan, hingga pada akhirnya beraneka ragam informasi dapat dihasilkan :
         Informasi berupa data peminjaman anggota
         Informasi berupa jumlah koleksi yang dipinjam
         Informasi keterlambatan pengembalian
         Informasi berupa jenis koleksi yang paling sering di pinjam
Data  diolah melalui suatu model informasi, penerima informasi akan membuat suatu keputusan dan akan melakukan tindakan yang akan membuat sejumlah data kembali, data tersebut akan digunakan sebagai input, diproses kembali sehingga membentuk suatu siklus, siklus inilah yang disebut dengan siklus informasi, berikut adalah gambar siklus informasi[9]:



 

 


Gambar 3. Siklus Informasi


                                                              ii.      Nilai informasi
Manfaat dari informasi adalah untuk membantu memberi kejelasan dari suatu ketidak pastian dan atau untuk mengurangi ketidakpastian tersebut, sehingga individu dapat membuat sesuatu keputusan dengan kepastian yang lebih baik dan menguntungkan [10], dengan kata lain informasi merubah suatu kondisi dari tidak tahu menjadi tahu, atau setidak nya mendekati kondisi menjadi tahu tersebut.
Data dan informasi juga merupakan bukti, rekaman atau pun catatan kegiatan yang diperlukan oleh unit kerja, bahkan mungkin diperlukan juga oleh unit-unit lainnya,   secara garis besar nilai informasi ditentukan oleh dua hal yaitu manfaat dan biaya, oleh karena nya perlu diperhitungkan dengan seksama biaya yang dikeluarkan untuk memperoleh informasi, oleh karenanya:
         Keuntungan menggunakan informasi harus jauh lebih besar dari biaya yang dikeluarkan
         Dapat menurunkan pengeluaran nyata sehingga kurang dari biasa
         Dapat meningkatkan keuntungan tidak langsung organisasi, seperti pekerjaan menjadi lancar, waktu penyelesaian lebih cepat, pelayanan kepada pengguna meningkat lebih baik, dan sebagai nya.

Secara khusus setiap kegiatan memerlukan data dan informasi untuk menyelesaikan pekerjaanya, sehingga tujuan nya dapat tercapai dengan sukses, adapun nilai informasi sendiri ditentukan oleh lima karakteristik nya, yaitu:
1.       Ketelitian
Ketelitian atau akurasi dapat didefinisikan sebagai informasi yang benar berbanding dengan jumlah informasi yang dihasilkan, beberapa informasi membutuhkan ketepatan informasi 100% benar, sebagai contoh dalam proses transaksi peminjaman koleksi perpustakaan, diperlukan informasi pengguna dan koleksi yang benar-benar sesuai, meskipun demikian ada pula informasi yang masih bisa di berikan toleransi tingkat kebenarannya, seperti lokasi dimana buku berada, karena sangat sulit menentukan jumlah buku yang sedemikian banyak nya secara tepat dengan waktu yang sangat singkat
2.       Ketepatan waktu
Artinya informasi selalu dalam kondisi terkini, dimana informasi yang ditampilkan merupakan data real time yang tengah terjadi saat ini, sebagai contoh: kondisi peminjaman koleksi perpustakaan
3.       Kelengkapan
Informasi yang ditampilkan harus lengkap, sehingga tidak membuat informasi menjadi kurang berguna, sebagai contoh penelusuran informasi koleksi perpustakaan, dengan tidak mencantumkan judul dan lokasi penyimpanan, akan menyebabkan pengguna akan sulit mengetahui keberadaan koleksi
4.       Ringkas
Informasi tidak mesti berlebih, artinya informasi yang tidak perlu ditampilkan tidak harus ditampilkan yang akan berakibat pada kebingungan informasi
5.       Kesesuaian
Informasi harus sesuai dengan kondisi yang sebenarnya, data yang tidak sesuai akan menyebakan kesalahan pengolahan informasi
Informasi dapat dikatakan bernilai apabila memenuhi lima unsur karakter yang disebutkan diatas, tinggi atau rendahnya nilai informasi tergantung tepenuhi atau tidak nya gabungan kelima unsur di ata, nilai tertinggi sudah barang tentu yang keseluruhan unsur nya tercapai dengan nilai maksimal 100% secara merata.

4.       Pengertian  Sistem Informasi

Menurut Komaruddin[11]  sistem informasi adalah seperangkat prosedur  yang  terorganisasi  dengan  sistematik  yang  jika  dilaksanakan  akan menyediakan informasi yang dimanfaatkan dalam proses pembuatan keputusan dan proses pengawasan, sedangkan Tata Sutabri berpendapat bahwa sistem informasi adalah suatu sistem dalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, yang mendukung fungsi operasi organisasi yang bersifat manajerial dengan kegiatan strategi dari suatu organisasi untuk dapat menyediakan kepada pihak luar tertentu dengan laporan-laporan yang diperlukan.
Sistem informasi  dapat dipergunakan untuk berbagai kepentingan,  antara   lain,   sebagai   media   promosi   perusahaan,   propaganda  organisasi, ataupun digunakan untuk pelayanan kepada masyarakat,  apabila  kita  berbicara  tentang  sistem  informasi,  maka  semuanya mengacu pada sebuah sistem berbasis komputer yang dirancang untuk mendukung operasi, manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan suatu organisasi
Menurut  Robert  K  Leitch,  dan  K.  Roscoe  Davis[12],  sistem informasi adalah : “suatu sistem dalam didalam suatu organisasi yang mempertemukan kebutuhan pengolahan transaksi harian, mendukung operasi,  bersifat  manajerial  dan  kegiatan  strategi  dari  suatu organisasi dan menyediakan pihak luar tertentu dengan laporan- laporan yang diperlukan
Melihat dari pernyataan diatas, maka sistem informasi  dapat  didefinisikan  sebagai  berikut: “  sebuah  sistem  terintegrasi,  sistem   manusia   mesin,   untuk   menyediakan   informasi   yang mendukung operasi, manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan dalam sebuah organisasi”. Sistem ini memanfaatkan perangkat keras  dan  perangkat  lunak  komputer,  prosedur  manual,  model manajeman, dan pengambilan keputusan basis data

Dari definisi diatas terdapat beberapa kata kunci :
         Berbasis komputer dan Sistem Manusia/Mesin

-          Berbasis komputer: perancang harus memahami pengetahuan komputer dan pemrosesan informasi
-          Sistem manusia mesin: ada interaksi antara manusia sebagai pengelola dan mesin sebagai alat untuk memroses informasi. Ada proses manual yang harus dilakukan manusia dan ada proses yang terotomasi oleh mesin. Oleh karena itu diperlukan suatu prosedur/manual sistem
         Sistem basis data terintegrasi
-          Adanya penggunaan basis data secara bersama-sama (sharing)  dalam sebuah data base manajemen system.

           Mendukung Operasi
-          Informasi  yang  diolah  dan  di  hasilkan  digunakan  untuk mendukung operasi perpustakaan.
         Pemanfaatan model manajemen dan pengambilan keputusan
-          Untuk   dapat   mengolah   data   menjadi   informasi   yang bermanfaat   digunakan   model-model   manajemen   dan pengambilan keputusan.

a.       Komponen Fisik Sistem Informasi
Sebuah   sistem   informasi   untuk   dapat   bekerja   dengan   baik membutuhkan beberapa komponen fisik antara lain :
           Perangkat    keras    komputer:    CPU,    Storage,    perangkat   Input/Output, terminal untuk interaksi, Media komunikasi data
           Perangkat lunak komputer: perangkat lunak sistem (sistem operasidan   utilitinya),  perangkat   lunak   umum   aplikasi           (bahasa pemrograman), perangkat lunak aplikasi (aplikasi perpustakaan dll).
           Basis data: penyimpanan data pada media penyimpan komputer.
           Prosedur: langkah-langkah penggunaan sistem
           Personil untuk pengelolaan operasi (SDM), meliputi:  
-     Clerical personnel (untuk menangani transaksi dan pemrosesan  data dan melakukan inquiry = operator);
-     First level manager: untuk mengelola pemrosesan data didukung dengan  perencanaan,  penjadwalan,  identifikasi  situasi  out-of-control dan pengambilan keputusan level menengah ke bawah.
-     Staff specialist: digunakan untuk analisis untuk perencanaan dan pelaporan.
-     Management:  untuk  pembuatan  laporan  berkala,  permintaan khsus, analisis khusus, laporan khsusus, pendukung identifikasi masalah dan peluang, pendukung analisis pengambilan keputusan level atas.

5.       Sistem Informasi Perpustakaan

Pengimplementasian teknologi informasi di perpustakaan merupakan sebuah kebutuhan, mengingat perpustakaan merupakan salah satu institusi yang mengelola informasi, secara garis besar penerapan teknologi informasi di perpustakaan dapat dikategorikan dalam dua kategori
       Penerapan teknologi informasi yang digunakan sebagai sistem informasi manajemen perpustakaan
       Penerapan teknologi informasi sebagai sarana untuk memperoleh, menyimpan dan menyebarkan informasi ilmu pengetahuan dalam bentuk digital.

Kedua penerapan teknologi informasi diperpustakaan pada awalnya berdiri sendiri dan terpisah antara satu dengan yang lainnya, akan tetapi perkembangan aplikasi berbasis web, pada akhirnya dapat menyatukan kedua jenis penerapan teknologi informasi tersebut dalam sebuah portal perpustakaan
Penggunaan teknologi informasi di suatu lembaga atau unit bisnis tertentu, pengelolaannya didasarkan pada prosedur manual yang telah diterapkan sebelumnya, oleh karena nya setiap instansi atau unit bisnis memiliki karakteristik tertentu, yang mana penerapannya disesuaikan dengan prosedur manual yang biasa dilakukan sebelumnya. Pemanfataan teknologi informasi dengan mematuhi prosedur prosedur manual tertentu biasanya di istilahkan dengan sistem informasi.
Sistem informasi perpustakaan dapat didefinisikan sebagai berikut: sebuah  sistem  terintegrasi,  sistem   manusia   mesin,   untuk   menyediakan   informasi   yang mendukung operasi, manajemen, dan fungsi pengambilan keputusan dalam sebuah perpustakaan”. Sistem ini memanfaatkan perangkat keras  dan  perangkat  lunak  komputer,  prosedur  manual,  model manajeman, dan pengambilan keputusan basis data.
Dalam suatu organisasi atau perusahaan bisnis, harus ada hubungan  timbal balik dan keterkaitan yang erat antara setiap fungsi pelayanan  dengan   pengguna   atau   klien. Sistem    informasi   ini   bertugas mengumpulkan,  menyimpan dan mengolah data, hingga akhirnya menyajikan informasi kepada setiap orang yang membutuhkannya, dan berkaitan erat dengan fungsi organisasi atau perusahaan yang bersangkutan.

Adapun manfaat  dari penerapan sistem informasi di perpustakaan adalah sebagai berikut :
1.       Dapat mempermudah dan mempercepat layanan
2.       Meningkatkan mutu layanan
3.       Secara tidak langsung mengarsipkan atau memasukkan data teknis
 ketersediaan bahan koleksi maupun pengguna
4.       Mempermudah pencarian arsip maupun penelusuran
5.       Merupakan Sebuah alternative pelayanan yang menarik dan interaktif antara petugas dan pengguna.

Sistem Informasi perpustakaan menggantikan prosedur pelayanan perpustakaan yang tadinya dilakukan secara manual, menjadi menggunakan mesin/komputer, adapun penerapan penggunaan sistem informasi perpustakaan ini biasanya meliputi :
1.       Katalog, atau daftar koleksi perpustakaan, katalog memberikan kita informasi mengenai keberadaan koleksi, beserta informasi-informasi lain yang menyertai nya,  awal nya katalog mengunakan media kartu yang di susun berdasarkan judul, pengarang atau pun subyek, penggunaan katalog ini dirasakan cukup menyita waktu dan memakan tempat yang relatif luas, penggunaan katalog elektronik merupakan solusi dari permasalahan diatas,  katalog elektronik berbentuk sebuah program perpustakaan yang merupakan mesin pencari yang pencarian nya dapat diklasifikikasikan menurut pengarang, judul atau pun subyek sesuai dengan yang diinginkan oleh pengguna.   Penggunaan katalog elektronik ini mempercepat pencarian koleksi secara cepat dan akurat, selain itu juga bisa di manfaatkan bersama dalam satu waktu yang sama oleh beberapa pengguna, dengan tidak memakan ruang yang besar, katalog bahkan bisa ditelusur melalui internet apablia perpustakaan yang bersangkutan telah online di internet.
2.       Sirkulasi, atau program transaksi perpustakaan, program transaksi ini biasanya digunakan untuk proses peminjaman, pengembalian, atau pun perpanjangan koleksi perpustakaan, awalnya proses transaksi perpustakaan ini dicatat dalam sebuah buku transaksi, dan bisa dibayangkan betapa repotnya apabila perpustakaan memiliki jumlah pengguna yang banyak, dengan menggunakan program sirkulasi perpustakaan, maka proses peminjaman dapat di lakukan dengan cepat, dan tingkat akurasi yang lebih tinggi dibandingkan dengan sistem manual
3.       Input dan edit data perpustakaan,  koleksi baru yang datang di perpustakaan harus di catat dan dibuku kan dalam sebuah buku induk, dan apabila terjadi kesalahan maka harus di lakukan koreksi, yang menjadi permasalahan selanjutnya adalah pencarian koleksi yang salah tersebut akan menyita waktu yang cukup lama, dengan menggunakan program yang berbasis komputer, masalah ini akan dapat teratasi dengan mudah, karena software yang digunakan biasa nya memungkinkan kita untuk melakukan pencarian koleksi untuk kemudian dilakukan koreksi dengan cepat.
4.       Input dan edit data pengguna perpustakaan, setiap pengguna perpustakaan awalnya harus memiliki kartu perpustakaan yang disimpan di bagian sirkulasi, untuk kemudian nanti digunakan kembali apabila akan di gunakan untuk proses transaksi perpustakaan, bisa dibayangkan apabila jumlah anggota perpustakaan cukup banyak, maka proses pencarian kartu ini akan memakan waktu yang cukup lama pula, dengan menggunakan program otomasi perpustakaan pencarian, penambahan dan perbaikan data pengguna perpustakaan dapat dilakukan dengan mudah.
5.       Laporan-laporan perpustakaan, atau pun statistik perpustakaan dengan menggunakan program otomasi perpustakaan, dapat dilakukan dengan cepat dan mudah.


6.       Internet dan  Aplikasi berbasis Web

                                                                          i.      Internet

Teknologi jaringan komputer merupakan teknologi yang memungkinkan untuk melakukan hubungan antara dua komputer atau lebih, dimana antara satu komputer dengan yang lainnya dapat saling berkomunikasi , berbagi dan memakai data serta   peralatan, . Jaringan komputer ini dibangun dalam bentuk dan ukuran yang berbeda, bergantung kondisi dan kebutuhan individu yang menyelenggarakan. Seiring dengan perkembangan teknologi jaringan, maka ditemukan berbagai tipe dan desain jaringan yang biasa disebut dengan network terminology .Pada dasarnya LAN  (local area network), dan WAN (wide area network), merupakan desain orisinal dari jaringan komputer.  Jaringan komputer memungkinkan sebuah program untuk dapat digunakan secara bersamaan, dengan tipe akses yang berbeda
Internet dapat diartikan sebagai  a large collection of computers in networks that are tied together so that many users can share their vast resources’ [13]. Atau kumpulan komputer dalam skala besar pada jaringan yang saling terhubung dan memiliki banyak pengguna serta dapat berbagi berbagai macam sumber. Internet pada dasarnya adalah kumpulan komputer-komputer yang saling terhubung yang memungkinkan setiap kumpulan komputer tersebut untuk dapat salaing bertukar data atau berkomunikasi dalam satu network (jaringan).
Sejarah internet sendiri dimulai pada tahun 1969 ketika Departemen Pertahanan Amerika mengadakan riset untuk mengubungkan sejumlah komputer sehingga membentuk jaringan organik. Riset ini dikenal dengan nama ARPANET. Pada 1970, 10 komputer telah dapat dihubungkan untuk dapat saling berkomunikasi dan membentuk sebuah jaringan. Hingga pada akhirnya internet berkembang dengan sangat pesat, sehingga dibutuhkan protokol resmi yang dapat dijadikan standar jaringan-jaringan untuk dapat saling berkomunikasi.Sebagai antisipasi, pada tahun 1982 dibuat Transmission Control Protocol atau TCP dan Internet Protocol atau IP yang kini kita kenal semua
Pengertian internet tidak hanya terbatas pada aspek perangkat keras atau infrastruktur saja. Pengertian internet juga mencakup perangkat lunak, berupa data yang dapat dikirim di edit dan disimpan serta dapat dipergunakan kembali ketika diakses.

Internet memungkinkan kita untuk dapat berkomunikasi secara cepat dan setiap saat, antara lain melalui media e-mail, chating, VOIP, dan lain sebagainya. Internet juga dapat digunakan sebagai media pembelajaran.

                                                                         ii.      Aplikasi berbasis web

Aplikasi berbasis web adalah aplikasi yang memanfaatkan teknologi web. Teknologi web yang dimaksud terdiri atas konsep-konsep dan teknologi berikut :
o   Web server yang merupakan sebuah sumber dari data dan program  yang  menunggu  permintaan  dari  client  yang  menggunakan  browser.
o   Hypertext Markup Language adalah bahasa yang digunakan unutk  membuat sebuah aplikasi berbasis web yang dapat ditampilkan pada browser dan dapat memiliki link atau hubungan dengan aplikasi yang lainnya.
o   PHP 5 adalah sebuah bahasa pemrograman kependekan dari PHP  Hypertext Processor versi 5, yang merupakan bahasa interpreter yang  memiliki  kemiripan  dengan  Bahasa  C  dan  Perl  yang memiliki kesederhanaan dalam perintah, dan biasanya digunakan untuk membangun aplikasi berbasis web
o   Web Browser adalah aplikasi yang pada umunya digunakan untuk dapat menampilkan sebuah program aplikasi berbasis web, mudah untuk diperoleh dan tersedia pada hampir semua platform sistem operasi.
o   Penghubung, yang memungkinkan pengguna untuk mengakses sumber daya yang terdapat pada server, contohnya sebuah system           jaringan  untuk  dapat  membaca  data  ataupun  aplikasi  server  melalui sebuah work station




[1]  Gordon B. Davis  Kerangka Dasar Sistem Informasi Manajemen, 1999, hal. 3
[2] Jogiyanto, Sistem Teknologi Informasi , 2003, hal 34.
[3] Tata Sutabri, Sistem Informasi Manajemen, hal. 4
[4]  Tata Sutabri: 2004 hlm 12
[5] Abdul Kadir, 2003:64
[6] Jogiyanto 2003 hlm 26
[7] William & Sawyer, Using Information Technology, Yogyakarta, 2004
[8]  Tata Sutabri, Sistem Informasi Manajemen Andi, Yogyakarta, 2005 hlm. 24
[9] Jogiyanto 2003 hlm 9
[10] Zulkifli Amsyah, Manajemen Sistem Informasi, hal 314
[11]  Komaruddin, Asas-asas Menejemen Perkantoran, 2001, Hal 30
[12] Accounting Informastion System, 1983, Hal 6
[13]  William Stalings,  Komunikasi Data dan Komputer Jaringan Komputer. 2000,  Jakarta :Salemba Teknik

1 comment: