Repositori Institusional Di Perguruan Tinggi


Oleh : Riki Nuryadin


Abstrak:

Institusional repositori adalah sebuah wadah online yang dipergunakan untuk mengumpulkan, melestarikan, menyebarluaskan data dalam bentuk digital, output intelektual dari sebuah institusi, Alasan untuk universitas dan perguruan tinggi menerapkan repositori institusional adalah bertumpu pada hubungan yang saling menguntungkan, yang mendukung upaya dari intitusi untuk menyediakan sumber penelitian  yang lebih luas dan menawarkan manfaat langsung dan segera untuk masing-masing lembaga yang mengimplementasikan repositori. Tergantung pada tujuan yang ditetapkan oleh masing-masing lembaga, repositori institusional dapat berisi  produk kerja yang dihasilkan oleh mahasiswa,  lembaga, fakultas, peneliti non-fakultas, dan staf,  meskipun demikian definisi dari repositori institusional adalah tentang bagaimana mengumpulkan, melestarikan dan menyebarkan karya ilmiah

 
Repositori  merupakan tempat dimana data disimpan dan dipelihara, repository dapat berupa :
1.       Tempat berkumpulnya aplikasi
2.       Tempat dimana data secara khusus disimpan dan dipergunakan kembali
3.       Repositori terdiri dari kumpulan file dan database yang digunakan secara bersama dan didistribusikan dalam jaringan
4.       Repositori bisa berupa program, teks, gambar atau pun video
5.       Koleksi repositori  pada umumnya terdiri dari skripsi, tesis dan disertasi hasil karya civitas akademika Universitasatau Perguruan Tinggi.

Institusional repositori adalah sebuah wadah online yang dipergunakan untuk mengumpulkan, melestarikan, menyebarluaskan data dalam bentuk digital, output intelektual dari sebuah institusi, khususnya lembaga penelitian (sumber:   http://en.wikipedia.org/wiki/Institutional_repository ). Untuk sebuah universitas repositori akan mencakup materi seperti artikel penelitian jurnal, versi digital dari skripsi tesis atau pun disertasi, dan juga dapat mencakup aset digital lainnya yang dihasilkan oleh kehidupan normal akademik, seperti berbagai dokumen administrasi, catatan atau pun objek belajar.
Beberapa software yang biasa digunakan untuk membangun sebuah repositori
·         ETD-db
·         Eprints
·         Dspace
·         Fedora
·         Invenio
·         SobekCM

Beberapa perguruan tinggi menggunakan  software eprints dengan pertimbangan kemudahan dari cara pemakaian dan pemeliharaan, selain itu juga banyak perguruan tinggi  yang masuk dalam 10 besar repositori yang dikeluarkan oleh webometrics banyak yang menggunakan  eprints. Pemeringkatan Webometrics ini bertujuan untuk menakar aksesibilitas dan komitmen perguruan tinggi atau institusi untuk sharing atau mempublikasikan pengetahuan dan karya-karya ilmiahnya ke seluruh dunia secara terbuka (fulltext open access).

Alasan untuk universitas dan perguruan tinggi menerapkan repositori institusional adalah bertumpu pada hubungan yang saling menguntungkan, yang mendukung upaya dari intitusi untuk menyediakan sumber penelitian  yang lebih luas dan menawarkan manfaat langsung dan segera untuk masing-masing lembaga yang mengimplementasikan repositori

Empat objek utama dari institusional repositori adalah :
1.       Untuk menyediakan akses terbuka ke hasil penelitian institusi dengan mengarsipkannya
2.       Untuk menciptakan visibilitas global penelitian ilmiah suatu instansi
3.       Untuk mengumpulkan konten dalam satu lokasi
4.       Untuk menyimpan dan melestarikan aset digital kelembagaan lainnya, termasuk yang tidak dipublikasi kan dan grey literature (contoh: skripsi, tesis, atau pun laporan teknis)

Paradigma baru Penerbitan Karya Ilmiah

Sementara repositori institusional memusatkan, melestarikan, dan membuat modal intelektual diakses institusi, pada saat yang sama mereka akan membentuk bagian dari sistem global didistribusikan, repositori yang saling beroperasi  menyediakan landasan bagi model terpilah baru penerbitan ilmiah. Model ini tidak dikemas dengan fungsi utama komunikasi ilmiah, sehingga menyajikan potensi untuk mewujudkan efisiensi pasar yang sebelumnya disembunyikan oleh model penerbitan terintegrasi secara vertikal yang kini menjadi ciri khas penerbitan jurnal akademik.

Repositori institusional, dengan mengumpulkan, melestarikan, dan menyebarluaskan modal intelektual kolektif universitas, berfungsi sebagai indikator bermakna kualitas akademik lembaga itu. Dibawah sistem komunikasi ilmiah saat ini banyak dari output intelektual dan nilai kepemilikan intelektual sebuah lembaga yang disebarkan melalui ribuan jurnal ilmiah, sementara publikasi fakultas dalam jurnal ini mencerminkan nilai yang positif pada lembaga yang bersangkutan, sebuah reporitori intitusional berkonsentrasi pada produk intelektual yang diciptakan oleh para peneliti yang dari lembaga yang bersangkutan, dengan demikian repositori intitusional melengkapi metrik yang ada untuk mengukur produktivitas kelembagaan, reputasi dan prestise.

Terdapat dua gagasan yang melandasi repositori institusional yaitu :
1.       Repository kelembagaan sebagian terkait dengan gagasan interoperabilitas digital yang pada gilirannya terkait dengan Open Archives Initiative (OAI) dengan menggunakan Open Archives Initiative Protocol Metadata Harvesting (OAI-PMH) sebagai protokol nya
2.       Repository kelembagaan sebagian terkait dengan gagasan tentang perpustakaan digital – yaitu, mengumpulkan, menempatkan, klasifikasi, katalogisasi, kurasi , melestarikan dan menyediakan akses ke konten digital, dengan fungsi konvensional perpustakaan mengumpulkan, menempatkan, mengklasifikasi, kurasi, melestarikan dan menyediakan akses ke konten analog.

Repository universitas merupakan serangkaian layanan yang diberikan oleh universitas kepada anggotanya, dalam hal pengelolaan dan diseminasi material digital yang ditulis oleh anggota institusi dan anggotanya. Repository intitusional tidak di definisikan berdasarkan dari tipe data yang disimpan, tapi dari tujuan diadakannya repositori institusional, intinya ini adalah gambaran dari koleksi, pengelolaan dan diseminasi dari hasil tulisan intelektual dari seseorang atau pun bersama dalam komunitas universitas yang bersangkutan.

Elemen Penting dari Repositori institusional

Lembaga-lembaga yang banyak menghasilkan karya penelitian dapat membangun repositori, ini termasuk depatemen atau lembaga pemerintahan, organisasi non pemerintah, museum, organisasi riset independent,  atau pun federasi masayarakat yang ingin mengumpulkan dan menyebarluaskan secara terbuka produk intelektualnya, sehingga kontribusi terhadap karya/wacana ilmiah, dan manfaat dari visibilitas organisasi yang dihasilkan  dapat diambil manfaatnya

Namun definisi repositori institusional yang lebih sempit, akan fokus pada jenis tertentu dari repositori instirusional yang merupakan arsip digital dari produk intelektual yang dibuat oleh universitas (perguruan tinggi),  staf peneliti, dan mahasiswa dari lembaga pendidikan yang bersangkutan, yang dapat diakses oleh pengguna baik yang berasal dari dalam maupun dari luar institusinya, dengan kata lain sifat dari repositori institusional adalah :

·         Didefinisikan secara (oleh) lembaga
·         Ilmiah
·         Kumulatif dan terus ada
·         Terbuka dan interoperable

Dalam praktisnya repository institusional dapat mengasumsikan berbagai bentuk dan melayani berbagai kebutuhan.  Infra stuktur teknis dan administrasi yang dikembangkan oleh lembaga akademis untuk eksistensi inisiatif perpustakaan digital mugkin akan banyak mengalami perubahan atau dibentuk kembali untuk memenuhi persyaratan dari repositori institusional.

Definisi secara Kelembagaan
Berbeda dengan repositori untuk disiplin ilmu khusus dan berorientasi subyek, atau perpustakaan digital tematik, repositori institusional menangkap hasil karya asli dari penelitian dan kekayaan intelektual lainnya yang dihasilkan oleh civitas akademik lembaga yang aktif diberbagai bidang. Didefinisikan dengan cara ini, repositori institusional merupakan perwujudan sejarah dan kenyataan dari kehidupan inteltual dan hasil karya (output) sebuah institusi, dimana pada akhirnya repositori menjadi filter kualitatif dan indikator penting dari kualitas akademik suatu lembaga.
Mengembangkan repositori institusional tidak mengharuskan setiap institusi bertindak sepenuhnya sendiri. Bagi banyak perguruan tinggi dan universitas, negara yang ada atau regional konsorsium lembaga atau perpustakaan akan menyediakan infrastruktur logis untuk menerapkan repositori institusi melalui pengembangan kolektif. Kerja sama tersebut dapat memberikan skala ekonomi dan membantu lembaga-lembaga menghindari replikasi perlu sistem teknis. Memang, konsorsium mungkin juga membuktikan jalur tercepat untuk berkembang biak repositori institusional dan mencapai massa kritis konten akses terbuka.
Konten Karya Ilmiah
Tergantung pada tujuan yang ditetapkan oleh masing-masing lembaga, repositori institusional dapat berisi  produk kerja yang dihasilkan oleh mahasiswa,  lembaga, fakultas, peneliti non-fakultas, dan staf. Bahan ini mungkin termasuk portofolio mahasiswa elektronik, bahan pengajaran di kelas, laporan tahunan lembaga, rekaman video, program komputer, data set, foto, dan karya-karya seni hampir setiap materi digital yang ingin dilestarikan oleh lembaga.
Meskipun demikian definisi dari repositori institusional adalah tentang bagaimana mengumpulkan, melestarikan dan menyebarkan karya ilmiah, Konten ini mungkin termasuk pra-cetak dan karya-in-progress lain, artikel peer-review, monograf, bahan ajar, set data dan bahan penelitian tambahan lainnya, makalah konferensi, tesis dan disertasi elektronik, dan literatur abu-abu.
Untuk mengontrol dan mengelola akses ke konten ini membutuhkan kebijakan yang tepat dan mekanisme, termasuk manajemen konten dan sistem kontrol versi dokumen. Kerangka kebijakan repositori dan infrastruktur teknis harus memberikan manajer kelembagaan fleksibilitas untuk mengontrol siapa yang dapat memberikan kontribusi, menyetujui, akses, dan memperbarui konten digital yang berasal dari berbagai komunitas kelembagaan dan kelompok kepentingan (termasuk departemen akademik, perpustakaan, pusat penelitian dan laboratorium, dan penulis individu).
Beberapa sistem infrastruktur repositori institusional saat ini sedang dikembangkan memiliki kapasitas teknis untuk membatasi atau menyita akses ke pengiriman sampai isinya telah disetujui oleh resensi yang ditunjuk. Sifat dan tingkat ulasan ini akan mencerminkan kebijakan dan kebutuhan masing-masing lembaga individu, mungkin dari masing-masing komunitas kelembagaan yang berpartisipasi. Kadang-kadang ulasan ini hanya akan memvalidasi afiliasi dan / atau otorisasi untuk mengirim bahan dalam repositori institusi penulis; dalam kasus lain, review akan lebih kualitatif dan luas.

Pengumpulan dan Kelangsungan Repositori
Penting bagi repositori institusional untuk memainkan peran penting di lingkungan universitas atau pun dalam struktur yang lebih besar dari komunikasi ilmiah adalah bahwa konten yang dikumpulkan menjadi baik , terkumpul dan dipelihara selama-lamanya. Hal ini memiliki dua implikasi.
Pertama, apa pun kriteria pengajuan konten untuk repositori, item setelah diserahkan tidak dapat ditarik-kecuali dalam kasus yang mungkin jarang,  melibatkan tuduhan pencemaran nama baik, plagiarisme, pelanggaran hak cipta, atau "ilmu yang buruk.
Kedua, repositori institusional bertujuan untuk melestarikan dan membuat konten digital dapat diakses secara jangka panjang. Pelestarian digital dan akses jangka panjang yang terkait erat: masing-masing memiliki saling ketergantungan dan  tidak berarti tanpa yang lain.
Apa keuntungan bagi Universitas dan Peneliti?
Tidak seperti penerbitan tradisional yang dipasarkan dengan melalui proses perdagangan, penulis akademis di repositori institusional jarang (atau tidak pernah) menerima kompensasi langsung untuk artikel penelitian mereka terbitkan, akan tetapi  mereka menerbitkan pengakuan profesional dan kemajuan karir, serta memberikan kontribusi kemungkinan untuk beasiswa dalam disiplin ilmu mereka. Mengakomodasi kebutuhan universitas dalam persepsi ilmiah menunjukkan relevansi repositori institusi dalam mencapai keharusan repositori institusional menjadi pusat kebijakan konten dan rencana implementasi.
Manfaat utama yang diperoleh seorang penulis adalah akses online terbuka dalam penelitian mereka, yang berkaitan dengan visibilitas profesional. Visibilitas dan kesadaran yang didorong oleh penyebaran yang lebih luas, serta peningkatan penggunaan. Protokol OAI Metadata Harvesting menciptakan potensi jaringan global informasi penelitian lintas pencarian. Dengan desain, hambatan akses jaringan akses repositori yang lebih rendah, terbuka dan menawarkan kemungkinan penyebaran terluas karya ilmiah.

Keuntungan lain yang didapatkan oleh penulis berasal dari penggunaan artikel terbuka yang meningkat, dibandingkan dengan jenis artikel offline.  Penelitian telah menunjukkan bahwa, dengan mekanisme pencarian dan indeks yang tepat di tempat, akses artikel terbuka  online memiliki tingkat kutipan yang lumayan tinggi dibandingkan dengan artikel tradisional yang dipublikasikan. Jenis visibilitas dan kesadaran menjadi pertanda baik bagi penulis individu dan lembaga institusi penulis.

Kesimpulan
untuk menghasilkan peneliti yang berkualitas, peneliti harus memiliki akses yang mudah, cepat dan sebanyak mungkin dari data dan informasi yang dihasilkan oleh peneliti lain, demikian hal nya sukses penyebaran dan penggunaan penelitian efektif tergantung pada arus informasi antar peneliti, individu lain, dan organisasi yang berkepentingan dalam memanfaatkan hasilnya.

Repositori institusional menyediakan  akses terbuka ke hasil penelitian institusi dengan mengarsipkannya, menciptakan visibilitas global penelitian ilmiah suatu instansi,   mengumpulkan konten dalam satu lokasi, serta menyimpan dan melestarikan aset digital kelembagaan lainnya, termasuk yang tidak dipublikasi kan dan grey literature.  Repositori Institusional sangat bermanfaat bagi universitas, peneliti dan civitas akademik lainnya dengan membuka hasil karya institusi ke pengguna di seluruh dunia, dan memaksimalkan visibiltas dan penggunaan dari hasil karya tersebut.





Daftar Pustaka


http://en.wikipedia.org/wiki/Institutional_repository.   Di akses 30 november 2014

Jhonson, Richard. K. Institutional Repositories:2002 . Di akses   14 desember 2014 , < http://www.dlib.org/dlib/november02/johnson/11johnson.html>

Pendit, Putu Laxman. Perpustakaan digital : perspektif perpustakaan perguruan tinggi indonesia : 2007
Pendit, Putu Laxman. Perpustakaan digital : kesinambungan dan dinamika : 2009
Sutedjo, Mansur. Strategi pengembangan respository perpustakaan ITS : 2012

Comments